Términos y condiciones

Estas condiciones regulan el contrato entre Raúl Ríos Beiro (VinculAI), con domicilio en Avenida Hermanos Machado 135, 46025 Valencia, España y contacto en privacidad@vinculai.com —«VinculAI»— y el profesional o la clínica que contrata el servicio —«el Cliente»—.

VinculAI es un programa en la nube para gestionar una consulta de psicología o terapia: agenda y reservas, ficha y expediente de pacientes, notas de sesión, mensajería, videoconsulta, cobros y facturación, y funciones de apoyo con inteligencia artificial.

Lo que VinculAI no es. No es un producto sanitario, no presta asistencia sanitaria, no emite diagnósticos y no sustituye el criterio clínico. Es una herramienta de gestión. La asistencia la presta el Cliente y de ella responde el Cliente.

• Usuarios Autorizados: las personas a las que el Cliente da acceso a su cuenta (profesionales, recepción, administración).
• Datos de Cuenta: los datos del Cliente y de sus Usuarios Autorizados, de los que VinculAI es responsable.
• Datos de Paciente: los datos de los pacientes del Cliente, de los que el Cliente es responsable y VinculAI encargado.
• Plan: la modalidad contratada, con sus límites y su precio.
• Contenido Generado por IA: el texto que producen las funciones de inteligencia artificial a partir de lo que el Cliente envía.

El Cliente declara que contrata en el ejercicio de su actividad profesional o empresarial y que, por tanto, no tiene la condición de consumidor conforme al artículo 3 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. VinculAI puede exigirle el NIF y los datos de facturación profesional para acreditarlo.

Siendo así, ambas partes acuerdan expresamente excluir la aplicación de los artículos 27.1 y 28.1 de la Ley 34/2002, al amparo de sus artículos 27.2.a) y 28.3.a). Ello no afecta a la obligación de VinculAI de poner estas condiciones a disposición del Cliente antes de contratar, de modo que puedan ser almacenadas y reproducidas (art. 27.4), que se cumple con esta página y con el enlace permanente al texto desde el formulario de alta.

El contrato se celebra al aceptar estas condiciones y crear la cuenta. VinculAI conserva constancia de la versión aceptada, la fecha y el usuario que aceptó, y la facilita al Cliente si la solicita.

El Cliente responde de la veracidad de los datos de alta, de la custodia de las credenciales y de toda la actividad realizada bajo su cuenta y las de sus Usuarios Autorizados. Debe dar de baja sin demora el acceso de quien deje de necesitarlo.

Cada Usuario Autorizado usa credenciales propias; compartir una misma cuenta entre varias personas está prohibido, porque hace imposible saber quién accedió a una historia clínica.

El Cliente avisará a VinculAI sin dilación en cuanto sospeche un acceso no autorizado a su cuenta.

VinculAI concede al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y limitada a la vigencia del contrato y a los límites del Plan, en modalidad de acceso remoto. No se entrega copia del programa, de modo que no hay cesión de propiedad alguna.

El Cliente no puede:

• descompilar o realizar ingeniería inversa, salvo en lo indisponible por ley para garantizar la interoperabilidad;
• revender, alquilar o prestar el servicio a terceros, ni ofrecerlo bajo otra marca;
• extraer datos de forma automatizada más allá de las funciones de exportación;
• eludir los límites de usuarios o de uso del Plan contratado.

El Cliente se compromete a usar VinculAI conforme a la ley y, en particular, a no introducir datos de personas con las que no mantenga relación asistencial o contractual, a no subir contenido ilícito o software dañino, y a no emplear el servicio de forma que comprometa su seguridad, su disponibilidad o los datos de otros clientes.

VinculAI podrá suspender de forma inmediata y sin preaviso el acceso ante un uso que ponga en riesgo la seguridad de la plataforma o de los datos, informando al Cliente en cuanto sea posible y restableciendo el servicio cuando cese el riesgo.

El Cliente es responsable del tratamiento de los Datos de Paciente y VinculAI es encargado. Esa relación se rige por el contrato de encargo del tratamiento, que forma parte inseparable de estas condiciones y prevalece sobre ellas en todo lo relativo a protección de datos.

Los Datos de Cuenta se tratan conforme a la política de privacidad, en la que VinculAI actúa como responsable.

El Cliente garantiza que dispone de base jurídica para tratar los datos de sus pacientes y que ha cumplido su deber de informarles. VinculAI pone a su disposición un aviso de privacidad para pacientes que puede utilizar como base, sin que ello traslade a VinculAI ninguna obligación propia del responsable.

Las funciones de inteligencia artificial son de apoyo a la redacción y a la gestión. El Contenido Generado por IA es un borrador que el profesional debe revisar y validar antes de incorporarlo a la historia clínica. La autoría, el criterio clínico y la responsabilidad asistencial son y siguen siendo del profesional.

VinculAI cede al Cliente, sin reserva ni coste, cuantos derechos pudieran corresponderle sobre el Contenido Generado por IA a partir de los datos del Cliente.

VinculAI no utiliza los datos del Cliente ni los de sus pacientes para entrenar, reentrenar ni ajustar modelos, e impone la misma prohibición a sus proveedores de inteligencia artificial.

El Cliente puede desactivar las funciones de inteligencia artificial desde los ajustes de su cuenta, conservando el resto del servicio.

Créditos de inteligencia artificial. Cada Plan incluye una cantidad de créditos que se repone al inicio de cada periodo de facturación y no se acumula de un periodo al siguiente. El Cliente puede adquirir créditos adicionales, que no caducan mientras el contrato siga vigente. Agotar los créditos no suspende el servicio: únicamente dejan de estar disponibles las funciones de inteligencia artificial, y el resto de la plataforma sigue funcionando con normalidad. Los créditos no consumidos no son reembolsables en dinero ni canjeables por otra prestación.

El precio es el del Plan contratado, en euros y sin incluir el IVA, que se añade al tipo vigente. La facturación es anticipada por el periodo contratado, salvo que se pacte otra cosa.

El contrato se renueva automáticamente por periodos iguales salvo que cualquiera de las partes comunique lo contrario con treinta (30) días de antelación al vencimiento.

VinculAI podrá revisar los precios comunicándolo con sesenta (60) días de antelación a la renovación. Si el Cliente no acepta el precio nuevo, puede resolver el contrato sin penalización antes de que surta efecto; el precio nunca se modifica dentro de un periodo ya facturado.

El plazo de pago no excederá de sesenta (60) días naturales, conforme a la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. El impago devenga el interés de demora legalmente previsto y los costes de cobro que fije dicha ley.

Profesionales adicionales. Cada Plan incluye un número de profesionales. Dar de alta a uno por encima de ese número incrementa el precio en el importe indicado para el Plan, y requiere la aceptación expresa del Cliente en el momento del alta. El alta se prorratea desde el día en que se produce. La baja de un profesional se acredita en la factura del periodo siguiente; no genera reembolso en dinero dentro de un periodo ya facturado.

Periodo de prueba. Si el Cliente dispone de un periodo de prueba gratuito y este vence sin haber contratado un Plan, la cuenta pasa a modo de solo lectura: conserva íntegra toda su información y puede consultarla, descargarla y exportarla, pero no puede crear contenido nuevo. No se elimina ningún dato por este motivo, y basta con contratar un Plan para recuperar el servicio completo. La misma consecuencia se aplica tras la suspensión por impago descrita a continuación.

Suspensión por impago. Antes de suspender el servicio, VinculAI requerirá el pago por escrito y concederá quince (15) días para regularizarlo. Aun suspendido el servicio, el Cliente conservará durante al menos treinta (30) días la posibilidad de exportar íntegramente la documentación clínica, porque su obligación legal de conservarla no decae por un impago.

VinculAI presta el servicio con una disponibilidad objetivo del 99,5 % mensual, medida sobre el tiempo total del mes y excluyendo: el mantenimiento programado anunciado con al menos veinticuatro horas de antelación, los fallos de conectividad ajenos a VinculAI, el uso indebido por parte del Cliente y los supuestos de fuerza mayor.

Además de la disponibilidad, VinculAI se compromete a la integridad de los datos: copias de seguridad periódicas y cifradas, y capacidad de restaurar el acceso a la información tras un incidente, conforme al artículo 32 del RGPD. En un servicio que custodia historias clínicas, esto importa más que el tiempo de caída.

El soporte se presta por correo electrónico en días laborables. VinculAI se compromete a tiempos de respuesta, no de resolución, y atiende con prioridad las incidencias que impidan usar el servicio o afecten a la seguridad de los datos.

VinculAI conserva todos los derechos sobre el programa, sus interfaces, su documentación, sus marcas y los materiales que lo componen. La licencia del apartado 5 no transfiere ninguno de esos derechos.

Los datos del Cliente y de sus pacientes son del Cliente. VinculAI no adquiere derecho alguno sobre ellos y solo los trata como encargado.

Si el Cliente envía sugerencias o comentarios sobre el producto, VinculAI podrá usarlos libremente para mejorarlo, sin que ello afecte a sus datos ni genere derecho a contraprestación.

VinculAI podrá usar datos agregados y anonimizados de forma irreversible con fines estadísticos y de mejora. «Anonimizado de forma irreversible» significa que no permite reidentificar a ninguna persona ni a ninguna consulta: la seudonimización no basta y los contenidos clínicos quedan excluidos en todo caso.

Modelos de documentos para pacientes

VinculAI pone a disposición del Cliente modelos orientativos de documentos para sus pacientes (consentimiento informado, información sobre protección de datos y similares), como asistencia al cumplimiento en los términos del artículo 28.3.f) del Reglamento (UE) 2016/679. El Cliente puede copiarlos, adaptarlos y usarlos con sus pacientes sin coste adicional mientras esté vigente el contrato.

Estos modelos no son asesoramiento jurídico ni sustituyen al de un profesional. VinculAI no es parte de los documentos que el Cliente entrega o hace firmar a sus pacientes, ni determina su contenido: la relación asistencial y la condición de responsable del tratamiento son del Cliente. Corresponde al Cliente revisar cada modelo, adaptarlo a su actividad, a su especialidad y a la normativa que le resulte aplicable —incluida la de su comunidad autónoma y las normas deontológicas de su colegio profesional— y responder del texto que finalmente utilice. Al adoptarlo y modificarlo, el documento resultante es del Cliente.

La plataforma deja constancia de qué modelo y qué versión sirvieron de punto de partida a cada plantilla, precisamente para poder acreditar después este reparto.

Ambas partes mantendrán en secreto la información confidencial de la otra a la que accedan con ocasión del contrato, y no la usarán para fines distintos de su ejecución. La obligación subsiste tres años después de terminar el contrato y, tratándose de información de salud o sujeta a secreto profesional, de forma indefinida.

VinculAI podrá citar al Cliente como referencia comercial únicamente con su autorización previa, revocable en cualquier momento.

El contrato dura lo contratado y se renueva conforme al apartado 9. Cualquiera de las partes puede resolverlo por incumplimiento grave de la otra, previo requerimiento escrito y plazo de quince (15) días para subsanar, salvo que el incumplimiento no admita subsanación.

VinculAI podrá resolver de inmediato en caso de uso ilícito del servicio o de riesgo acreditado para la seguridad de los datos de otros clientes.

La facultad de resolver por incumplimiento que reconoce el artículo 1124 del Código Civil no queda excluida por estas condiciones.

VinculAI responde de los daños directos que cause por incumplimiento del contrato. Salvo por lo que se dice a continuación, esa responsabilidad se limita, en conjunto y por todos los conceptos, al importe satisfecho por el Cliente en los doce meses anteriores al hecho que la origine. Quedan excluidos el lucro cesante y los daños indirectos.

Este límite no se aplica, en ningún caso, a:

• el dolo, cuya renuncia sería nula conforme al artículo 1102 del Código Civil;
• la culpa grave;
• los daños personales, incluidas la muerte y las lesiones;
• la vulneración de derechos de propiedad intelectual o industrial de la otra parte;
• el incumplimiento del deber de confidencialidad;
• la responsabilidad frente a los interesados prevista en el artículo 82 del RGPD y las sanciones del artículo 83, que son personales de quien infringe y no se trasladan por contrato;
• las cantidades debidas en virtud del contrato.

El Cliente responde del contenido que introduce, de contar con base jurídica para tratar los datos de sus pacientes y de las consecuencias de decisiones clínicas adoptadas a partir de un Contenido Generado por IA que no haya revisado.

Ninguna de las partes responde de los supuestos de fuerza mayor del artículo 1105 del Código Civil, incluida la caída prolongada de un proveedor esencial, siempre que se hayan adoptado medidas razonables de mitigación y se informe sin demora.

Este apartado es crítico y VinculAI lo asume como obligación, no como cortesía: la ley obliga al Cliente a conservar la documentación clínica y no puede quedar atrapada en la plataforma.

• Durante toda la vigencia del contrato, el Cliente puede exportar por sí mismo y sin coste la totalidad de su información en formato estructurado y de uso común.
• Terminado el contrato, dispone de treinta (30) días naturales para seguir exportando.
• Transcurrido ese plazo sin instrucción suya, VinculAI le requerirá por escrito y le dará quince (15) días más antes de suprimir nada.
• Ejecutada la supresión, VinculAI emite un certificado escrito con la fecha, el alcance y los sistemas afectados.

El detalle —incluida la opción de entregar los datos directamente a otro proveedor que designe el Cliente— está en el apartado sobre destino de los datos del contrato de encargo.

Si VinculAI cesara su actividad, lo comunicaría con al menos sesenta (60) días de antelación y garantizaría durante ese plazo la exportación íntegra de la información.

VinculAI podrá modificar estas condiciones comunicándolo con treinta (30) días de antelación por correo y en la plataforma. Si el cambio perjudica al Cliente, este podrá resolver el contrato sin penalización antes de que entre en vigor, con devolución de la parte proporcional no consumida.

Los cambios no se aplican con efecto retroactivo. Cada versión se publica con su número y su fecha.

El Cliente no puede ceder el contrato sin autorización escrita de VinculAI. VinculAI sí podrá cederlo en caso de reestructuración societaria o transmisión del negocio, comunicándolo previamente; si la cesión implicara un cambio de subencargados o de ubicación del tratamiento, se aplicará el régimen de oposición del contrato de encargo.

El contrato se rige por la legislación española. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier discrepancia antes de acudir a los tribunales.

Estas condiciones no imponen sumisión expresa a un fuero: tratándose de condiciones generales predispuestas, el artículo 54.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil no la admitiría. La competencia se determinará conforme a las reglas generales de dicha ley.

Si el Cliente está establecido fuera de España, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Valencia, al amparo del artículo 25 del Reglamento (UE) 1215/2012.

• Si alguna cláusula resultara nula o no incorporada, el resto del contrato seguirá vigente y la laguna se integrará conforme al artículo 1258 del Código Civil.
• En caso de contradicción, prevalece el contrato de encargo en materia de protección de datos y estas condiciones en lo demás.
• El idioma del contrato es el español. Cualquier traducción es meramente informativa.
• Las comunicaciones se harán por correo electrónico a las direcciones facilitadas y, en su caso, mediante aviso en la plataforma.