Privacidad para pacientes

El responsable de tus datos es tu psicólogo o tu clínica. Es quien decide qué se anota, para qué y durante cuánto tiempo, y es a quien tienes que dirigirte para cualquier cosa relacionada con ellos.

VinculAI es solo el programa que tu consulta ha contratado para gestionarse. Nosotros guardamos y tratamos tus datos por cuenta de ella y siguiendo sus instrucciones, nada más. En la jerga de la ley: tu consulta es el «responsable del tratamiento» y nosotros el «encargado».

Los datos de contacto de tu consulta están en su web, en los correos que te envía y en la propia pantalla de reserva.

• Guardar tu ficha y tus citas, y avisarte de ellas por correo o notificación.
• Guardar lo que tu profesional escribe sobre tus sesiones. Va cifrado y solo puede verlo quien te atiende.
• Permitir que os escribáis por el chat y que compartas o recibas documentos.
• Poner la sala de videoconsulta cuando la cita es online.
• Emitir tus facturas y recibos y procesar el pago si lo haces por la plataforma.
• Darte acceso al portal para que veas tus citas, tus recibos y tus documentos.

Si te registras en el portal, la cuenta —tu correo y tu contraseña— también forma parte del servicio que tu consulta ha contratado. La contraseña se guarda cifrada y nadie, tampoco nosotros, puede leerla.

• No vendemos tus datos ni los cedemos a nadie con fines comerciales.
• No usamos lo que cuentas en terapia para entrenar inteligencia artificial. Está prohibido por contrato con nuestros proveedores.
• Las videoconsultas no se graban. Nunca. No existe botón de grabar ni sitio donde guardar una grabación.
• No usamos tus datos para fines propios: ni estadísticas, ni publicidad, ni mejora de producto.
• Nada de lo que hay en tu historial aparece en registros técnicos.

Tu profesional puede usar una ayuda de inteligencia artificial para ordenar o dar formato a lo que él mismo escribe. Tres cosas que conviene que sepas:

• Solo se envía el texto concreto que él decide enviar, no tu historial entero.
• Lo que sale es un borrador. Tu profesional lo lee, lo corrige y lo firma: la nota sigue siendo suya.
• Ninguna decisión sobre ti se toma automáticamente. No hay puntuaciones ni perfiles que condicionen tus citas o tu tratamiento.

Tienes derecho a acceder a tus datos, corregirlos, pedir que se supriman, oponerte a su tratamiento, limitarlo y llevártelos a otro profesional.

Dirígete a tu psicólogo o a tu clínica. Son ellos quienes pueden resolverlo. Si nos escribes a nosotros, se lo trasladaremos y te avisaremos, pero no podemos decidir por ellos ni darte información por nuestra cuenta.

Ten en cuenta que el acceso a la historia clínica tiene reglas propias, en el artículo 18 de la Ley 41/2002: tu profesional puede reservarse sus anotaciones personales y debe proteger los datos de terceros que aparezcan en ella. Es una decisión suya, no nuestra.

También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Lo decide tu consulta. La ley le obliga a conservar la documentación clínica al menos cinco años desde el final de cada proceso asistencial, y su comunidad autónoma puede exigirle más. Por eso, aunque pidas que se borre todo, hay parte de tu historia clínica que tu profesional está obligado a conservar.

Si le pides que borre tus datos (apartado 5) y tu consulta lo ejecuta, esto es exactamente lo que ocurre. Preferimos contártelo antes que sorprenderte después:

• Tu expediente se borra de verdad. Notas de sesión, historial, mensajes, documentos y archivos desaparecen de la aplicación. No se quedan «ocultos» ni «desactivados».
• Antes de borrarlo se guarda una copia cifrada y bloqueada. Nadie de tu consulta puede abrirla —ni tu profesional, ni nosotros—: no hay pantalla ni botón para leerla. Solo se pone a disposición de un juez, del Ministerio Fiscal o de la Agencia Española de Protección de Datos si alguno la reclama, y se destruye cuando pasa el plazo legal. Es lo que la ley llama «bloqueo» (artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018).

Y hay dos cosas que no pueden borrarse, por mucho que tú lo pidas y por mucho que tu consulta quiera:

• La documentación clínica que la ley obliga a conservar cinco años (artículo 17.1 de la Ley 41/2002), la misma de la que te hablábamos arriba.
• Las facturas y los recibos que ya se te hayan emitido. Llevan tu nombre y tu NIF, y la normativa fiscal y mercantil obliga a guardarlos durante años. El propio RGPD lo dice: el derecho de supresión no alcanza a lo que hay que conservar por obligación legal (artículo 17.3.b).

Por eso, si nunca se te llegó a facturar, tu ficha desaparece entera y no queda rastro de ti. Si sí, la ficha se vacía —se le quitan tu nombre y todo lo clínico— y queda únicamente como enganche de esas facturas, que siguen llevando tu nombre y tu NIF porque la ley no permite borrarlas.

Para que el servicio funcione recurrimos a proveedores que tratan datos por nuestra cuenta: la base de datos está en Francia, los servidores en Alemania y el correo en Francia. Los cobros pasan por Stripe o PayPal, y la videoconsulta por 8x8. Tienes la lista completa, con qué recibe cada uno y dónde está, en nuestra política de privacidad.

Cuando el cobro pasa por una pasarela, el concepto es siempre genérico —«Sesión»—: el nombre del servicio que has contratado no sale de la plataforma. Y si tu profesional sincroniza sus citas con su calendario, allí solo se escriben tus iniciales y la hora.

Tus notas de sesión, tus mensajes y los nombres de tus archivos se cifran antes de guardarse. Los datos de cada consulta están aislados de los de las demás en la propia base de datos, no solo en la aplicación. El audio y el vídeo de las sesiones online viajan cifrados y no se graban.

Si alguna vez ocurriera una brecha de seguridad que te afectara, avisaríamos a tu consulta en menos de veinticuatro horas, y es ella quien te informaría a ti si procede.

Para tus datos, tu consulta. Para dudas sobre cómo funciona la plataforma en sí, puedes escribirnos a privacidad@vinculai.com.